Ziele 
gemeinsam 
erreichen
 

Projektdefinition

Am Anfang eines Projekts steht die Idee, kritische Unternehmensgegenstände zu optimieren oder neu zu gestalten. Auslöser ist die Identifikation eines bestehenden Verbesserungspotentials. Nach Festlegung der wesentlichen Projektziele werden potenzieller Nutzen und Machbarkeit sorgfältig geprüft. Auf der Basis eines Pflichtenhefts, das die angestrebten Ergebnisse, den Zeitrahmen sowie das Budget in einem ersten Schritt beschreibt, erfolgt die Bewertung des späteren Ressourcen-Bedarfs. Je transparenter die relevanten Projektparameter bereits zu diesem Zeitpunkt vorliegen, desto eher kann eine abschließende Projektfreigabe erfolgen. 

Projektplanung

Nach Projektfreigabe wird das Projektteam zusammengestellt und der Projektplan erarbeitet. Es folgt die Feinplanung hinsichtlich der Teilaufgaben, dem jeweiligen Zeitbedarf, der ausführenden Personen sowie der benötigten Mittel. Da hiermit die Grundlage für die gesamte Projektsteuerung entsteht, ist eine vollumfängliche Darstellung aller Planungsgegenstände mit dem bestmöglichen Detaillierungsgrad auszuarbeiten. Korrekturmaßnahmen zu einem späteren Zeitpunkt erhöhen den Aufwand erheblich und gefährden den geplanten Zeitverlauf. 

Projektdurchführung

Nach Abschluss der Planung werden die vorhandenen Aufgaben den Mitgliedern des Projektteams zur Abarbeitung übertragen. Zu den realisierten Fortschritten, Erfolgen, Widerständen und Risiken wird dem Projektleiter im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Teambesprechungen kontinuierlich berichtet.

Projektkontrolle

Jeder Durchführungsperiode folgt die Dokumentation des Projektfortschritts. Somit finden Durchführung und Kontrolle bis zum Abschluss des Projekts in stetem Wechsel statt. Unter Verwendung von Gantt- bzw. Kanban-Ansichten etc. wird der aktuelle Projektstand visualisiert und als kritisch erkannte Pfade hervorgehoben. 

Folgende Projektparameter werden über den gesamten Projektverlauf gemessen und dokumentiert:

• Qualität: Wurde in den einzelnen Teilprojekten der angestrebte Leistungsgrad erreicht?
• Kosten: Sind die genehmigten Mittel für den Abschluss des Projekts noch ausreichend?
• Zeit: Erfolgte die Umsetzung fristgerecht oder mit Abweichungen?
• Ressourcen: Ist das Projektteam weiterhin in der Lage die Projektgegenstände plangerecht umzusetzen?
• Risiken: Sind bei der Abarbeitung der Teilaufgaben unbekannte Risiken aufgetreten?
• Delta: Wie wirken sich die erkannten Abweichungen auf den Gesamtplan aus?
• Team: Wie steht es um Psyche und Physis der Teammitglieder?

Projektabschluss

Nach Abschluss aller Teilaufgaben erfolgt die Projektübergabe. Die mit den Prozessabläufen befassten Anwender erhalten eine Zusammenfassung der Durchführungsvorgaben und werden zu den theoretischen und praktischen Aspekten neudefinierter Arbeitsabläufe geschult. Als Grundlage zur Fortentwicklung des aktuellen sowie zur Gewinnung von Erfahrungswerten für zukünftige Projekte werden die Kardinalaspekte einer abschließenden Betrachtung unterzogen und das Ergebnis dokumentiert.

Der Projektstatus zum Übergabezeitpunkt wird mittels folgender Fragestellungen ermittelt:

• Wurden die festgelegten Ziele erreicht?
• Welche Abweichungen zum Projektplan gab es?
• Bei welchen Teilprojekten wurde von der festgelegten Zeitplanung abgewichen?
• Wie war die Qualität von Organisation und Durchführung?
• Kam es im Projektverlauf zu Konflikten im Entwicklungsteam?
• Wie bewerten die Anwender das Projektergebnis?
• Ist die Projektdokumentation für die Anwender hilfreich?